Eigene KI-Lösung: Workflows bauen statt kaufen

Wie bauen wir eigene KI-Workflows – und wer macht das eigentlich? Die naheliegende Antwort ist oft: jemand von außen. Eine Agentur, ein Dienstleister, ein Beratungshaus. Schnell beauftragt, schnell geliefert, Problem gelöst. Ich halte das für einen Fehler – und erkläre hier, warum.

Klar, es gibt gute Gründe, einen externen Profi zu holen. Wenn es darum geht, einen soliden Tech-Stack aufzubauen, Systeme sauber miteinander zu verknüpfen, Datenschutz und IT-Security von Anfang an sicherzustellen – dann ist das oft die richtige Entscheidung. Einmal richtig aufsetzen lassen, von jemandem, der weiß, was er tut.
Aber genau da ist auch schon der Punkt, wo ich sage: Lass den Dienstleister ran – und dann hör auf damit.

Abhängigkeit bremst

Workflows und KI-Integrationen sind keine Projekte, die man einmal hinstellt. Sie verändern sich ständig. Und wenn sie sich nicht verändern, wenn sie nicht angepasst werden – dann kommt Stillstand. Und das ist etwas, das man sich heute nicht mehr leisten kann.

Wer ständig externe Hilfe braucht, um eine Anpassung anzustoßen, wer intern erst ein Budget durchboxen oder eine externe Ressource beauftragen muss, bevor irgendetwas passiert – der ist träge. Nicht weil die Leute träge sind, sondern weil das eine zu große Hürde ist. Das ist regelrecht geschäftsschädigend.

Workflows bauen ist kein Programmieren mehr

Die gute Nachricht: Es braucht heute keine großen technischen Kenntnisse mehr, um Workflows selbst zu bauen oder anzupassen. Es gibt Low-Code- und No-Code-Tools, die das möglich machen – nach ein bisschen Einarbeitung, nach den ersten Gehversuchen.
Und die KI hilft dabei massiv.

Ich habe selbst angefangen, Workflows von Hand zu bauen. Schritt für Schritt gelernt, wie das geht. Irgendwann wusste ich genau, was ich prompten muss, welchen Assistenten ich mir baue, damit er mir einen Workflow vordesignt — und dann schaue ich mir den Workflow an, passe an, teste durch, modifiziere ein paar Stellen. Das war’s.

Was am wichtigsten ist, ist vor allem das Wissen über die internen Abläufe. Was passiert, wenn ich das tue? Was ist die Folge davon? Das sind Fragen, die man auf einer fast umgangssprachlichen Ebene lösen kann. Keine großen Prozessdesign-Workshops. Oft kleine Dinge, Schritt für Schritt.

Das schließt nicht aus, dass es komplexe Prozesse gibt, bei denen ein externer Profi sinnvoll ist – einer, der Zeit hat, sich richtig reinzudenken. Aber auch dann sollte man dafür sorgen, dass jemand im Team in der Lage ist, diesen Prozess an entscheidenden Stellen wieder anzufassen und Feinjustierungen vorzunehmen. Ohne Tage zu brauchen, ohne erst jemanden beauftragen zu müssen.

Der Wunsch nach der fertigen Lösung

Es gibt diesen Wunsch – und ich kenne ihn selbst, ich habe ihn immer mal wieder – dass man jetzt hier eine Agentur holt, die einem das baut, und dann ist es gelöst. Dann kann man zur Ruhe kommen. Dann ist das endlich mal geklärt.

Dieser Wunsch ist total verständlich. Aber nicht realistisch und auch nicht erstrebenswert.

Denn: So sieht die Arbeitswelt nicht mehr aus. Es ist ein ständiges Wiederanpassen, ein ständiges Wechseln. Wir kommen immer mehr in einen Dauerwandel – und wer das mit einer fertigen Lösung abbilden will, die dann irgendwann nicht mehr zu den aktuellen Bedürfnissen passt und die Abhängigkeit zum Dienstleister verstärkt, der hat das Problem nur kurzzeitig gelöst.

Change als Dauerzustand – aber anders

Was ich mir wünsche – und was ich für möglich halte – ist ein ganz anderes Verständnis von Veränderung.
Nicht die große Umstrukturierung. Nicht die großen Entlassungswellen, die ständig umgestellten Abteilungen, der Change, der über die Mitarbeitenden hinwegrollt und bei dem am Ende oft mehr Chaos herrscht als zuvor.

Wer mal länger Teil einer größeren Organisation war und ein paar solcher Umstrukturierungen miterlebt hat, weiß, was das bedeutet. Wie unzufrieden Mitarbeitende danach oft waren – weil es so über Ihre Köpfe entschieden wurde und sie sich kaum einbringen konnten.

Stattdessen: kontinuierliche Anpassung als Standard. Geschäftsprozesse, Abläufe, Dienstleistungen – immer wieder angucken, umstellen, weiterbewegen. Nicht als großes Projekt, sondern als normaler Betrieb.

So dass es für Mitarbeitende kein Stress mehr ist, kein „oh nein, jetzt wird wieder alles verändert“, sondern einfach ein Teil der Arbeit.
Das ist die Chance, die wir gerade haben. Und sie hängt daran, dass die Teams in der Lage sind, wirklich mitzugestalten – nicht zuzuschauen.

Das Risiko

Das Schlimmste, was passieren kann: Die KI-Transformation läuft an allen Mitarbeitenden vorbei. Irgendwann fühlen sie sich erschlagen. Das Gefühl, nicht mehr mitwirken zu können, nicht mehr mitgestalten zu können – und im schlimmsten Fall erleben sie die KI als das Zerstörer ihres eigenen Arbeitsplatzes.

Das wäre sehr schade. Weil wir eine komplett andere Möglichkeit haben, damit umzugehen.

Organisationen, die diese Transformation jetzt entweder warten oder das Thema nur technologisch versuchen zu lösen, werden Schwierigkeiten kriegen. Nicht nur, weil sie eines Tages unter Druck geraten und dann eben schnell sehr Vieles aufholen müssen – das funktioniert hier nicht.

Diese Anpassungsfähigkeit, diese positive Haltung gegenüber der Transformation, die wächst in einem. Die braucht Zeit. Die lässt sich nicht nachholen, wenn man damit erst in zwei Jahren loslegt.

Ich behaupte von mir, dass ich jemand bin, der sich sehr schnell in neue Technologien reindenken kann, der offen ist, der gerne ausprobiert. Und selbst ich hatte Momente, in denen ich gemerkt habe: ich brauche jetzt einen Moment. Das hier ändert die Vorzeichen komplett. Das ändert, wie wir arbeiten. Dafür brauch ich erstmal ein bisschen zeitlichen Abstand, das muss ich erstmal zu mir nehmen.

Genau das – dieses Zu-sich-nehmen – müssen Teams jetzt auch dürfen. Damit sie davon profitieren. Und nicht am Ende davon erschlagen werden.